Overview Role Purpose: The Facilities Manager will lead a team to ensure effective management of daily client activities for assigned properties and facilities, supporting the Account Lead as the on-site key contact for stakeholders and clients. This role manages teams across Rome, Madrid, Barcelona, and Portugal, with responsibility for service quality, help-desk resolution, maintenance operations, contract services, safety practices, procurement, and budget accuracy. What this job involves Leadership Manage and coach team members to achieve excellence Develop and sustain a high-quality, well-motivated team Foster staff morale, trust, and strong work ethics Build an environment supporting teamwork, cooperation, and performance excellence Mentor team members and enable their training and development Client/Stakeholder Management Proactively engage stakeholders to exceed on-site client expectations Build effective relationships across multiple organizational levels Serve as on-site key contact for facilities management at client premises Procurement & Vendor Management Ensure vendors deliver services on time and within budget Maintain vendor procurement processes that comply with client guidelines and JLL best practices Contract Management Plan and manage all contracts for professional delivery at optimal costs Monitor contract expiration dates and initiate re-procurement when needed Continuously assess contracts to deliver maximum client value Financial Management / Cost Control / Profitability Ensure site financial operations meet or exceed targets and control requirements, including adherence to JLL's Code of Ethics Maintain compliance with all financial processes Health & Safety Management Provide a safe working environment for all personnel Ensure compliance with statutory fire, health, and safety regulations Site Operations Management Recommend and implement continuous quality improvement practices and industry best practices Implement building procedures and performance measures, maintaining them consistently Meet all Critical Environment Management (CEM) requirements Review operations regularly to reduce costs and improve standards Risk Management Implement and maintain property risk management programs including audits Develop and maintain disaster recovery and business continuity plans Establish escalation and incident reporting procedures Support development of compliance guidelines and strategies aligned with JLL's business conduct Performance Achievement Meet Key Performance Indicators and Service Level Agreements consistently Skills and Experience Facilities management, building operations, business, or related field experience Occupational safety requirements knowledge Vendor management experience for specialized services Critical facilities knowledge with understanding of technical property aspects (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection, Mechanical & Electrical systems, BMS systems) Commercial contract interpretation and understanding Budget management and financial analysis capabilities Technical Skills Strong PC literacy with proven ability to manage daily activities using various systems Hard services experience and/or technical degree Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable) Italian and English fluent language proficiency Personal Characteristics Strong communication skills with excellent presentation abilities and active listening Passion for quality with attention to detail ensuring optimal service delivery Self-motivated, confident, and energetic approach Effective stress management capabilities Flexibility and adaptability to rapidly changing situations Goal-oriented focus on meeting performance targets Collaborative team player committed to achieving shared objectives Proven ability to initiate and follow through on improvement initiatives Demonstrates honesty and trustworthiness Open to new ideas and willing to challenge the status quo Excellent interpersonal skills for engaging diverse client staff and demands Finalità del ruolo (Italian) La posizione di Facilities Manager prevede la guida di un team per garantire una gestione efficace delle attività quotidiane per clienti e strutture assegnate, supportando il/la responsabile dell'account come punto di contatto chiave in loco per stakeholder e clienti. Il ruolo comporta la gestione di team a Roma, Madrid, Barcellona e Portogallo, con responsabilità per la qualità del servizio, la risoluzione delle richieste help-desk, le operazioni di manutenzione, i servizi contrattuali, le pratiche di sicurezza, gli acquisti e l'accuratezza del budget. Cosa comporta questo lavoro Leadership Gestire e supportare lo sviluppo dei membri del team per raggiungere l'eccellenza Sviluppare e sostenere un team di alta qualità e ben motivato Promuovere il morale, la fiducia e una forte etica del lavoro Costruire un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l'eccellenza nelle prestazioni Mentorare i membri del team e facilitarne la formazione e lo sviluppo Gestione Cliente/Stakeholder Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per superare le aspettative in loco Costruire relazioni efficaci a più livelli organizzativi Fungere da punto di contatto chiave in loco per la gestione delle strutture presso le sedi clienti Gestione Fornitori e Approvvigionamenti Garantire che i fornitori consegnino i servizi nei tempi e nel budget stabiliti Mantenere processi di approvvigionamento conformi alle linee guida clienti e alle migliori pratiche JLL Gestione Contratti Pianificare e gestire tutti i contratti per una consegna professionale a costi ottimali Monitorare le scadenze contrattuali e avviare il re-procurement quando necessario Valutare continuamente i contratti per fornire il massimo valore al cliente Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività Garantire che le operazioni finanziarie del sito soddisfino o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, inclusa l'aderenza al Codice Etico JLL Mantenere la conformità con tutti i processi finanziari Gestione Salute e Sicurezza Fornire un ambiente di lavoro sicuro per tutto il personale Garantire la conformità con le normative statutarie su antincendio, salute e sicurezza Gestione Operazioni del Sito Raccomandare e implementare pratiche di miglioramento continuo della qualità e migliori pratiche del settore Implementare procedure e misure di performance dell'edificio, mantenendole costantemente Soddisfare tutti i requisiti di Critical Environment Management (CEM) Rivedere regolarmente le operazioni per ridurre i costi e migliorare gli standard Gestione del Rischio Implementare e mantenere programmi di gestione del rischio immobiliare inclusi audit Sviluppare e mantenere piani di disaster recovery e continuità aziendale Stabilire procedure di escalation e reporting degli incidenti Supportare lo sviluppo di linee guida e strategie di conformità allineate alla condotta aziendale JLL Raggiungimento Performance Soddisfare costantemente gli Indicatori Chiave di Performance e gli Accordi sui Livelli di Servizio #J-18808-Ljbffr